Nota di chiarimento sulla fotocopia dei documenti d’identità: rischi legali e indicazioni del Garante Privacy

 

La richiesta di una copia del documento d’identità è una prassi ancora molto diffusa in diversi settori, come strutture ricettive, noleggi, servizi finanziari o attività commerciali. Tuttavia, questa pratica, se non gestita correttamente, può esporre le aziende a rilevanti rischi legali e sanzioni. 

Un chiarimento particolarmente importante è arrivato con il provvedimento pubblicato dal Garante per la protezione dei dati personali, che ha precisato limiti e corrette modalità di gestione dei documenti di identità, evidenziando errori operativi ancora molto diffusi.  

Non sempre è necessario conservare la copia del documento  

Uno dei chiarimenti più rilevanti riguarda un aspetto spesso frainteso: la normativa non richiede la conservazione della copia del documento d’identità nella maggior parte dei casi.  

Il principio di riferimento è quello di minimizzazione dei dati, previsto dal GDPR: devono essere raccolti solo i dati strettamente necessari.  

Copie dei documenti: quando vanno eliminate  

Nel caso in cui, per esigenze operative, venga acquisita una copia del documento (ad esempio per facilitare la registrazione dei dati), il Garante chiarisce che:  

  • la copia non deve essere conservata oltre il tempo strettamente necessario, 

  • deve essere cancellata o distrutta immediatamente dopo l’utilizzo. 

Il rischio concreto: data breach e responsabilità  

La conservazione di copie di documenti d’identità aumenta significativamente il rischio di:  

  • accessi non autorizzati, 

  • furti di identità,   

  • violazioni di dati personali (data breach).   

Pratiche da evitare  

Il Garante richiama esplicitamente alcune modalità operative scorrette, ancora molto diffuse:  

  • acquisire documenti tramite foto scattate con smartphone,   

  • ricevere copie via WhatsApp o altre app di messaggistica,   

  • archiviare documenti in sistemi non sicuri o non controllati.   

Queste pratiche non garantiscono adeguati livelli di protezione dei dati e possono esporre l’organizzazione a rischi significativi.  

Obblighi organizzativi per le aziende  

Le aziende non devono limitarsi a “non conservare” le copie, ma devono strutturare correttamente i processi interni:  

  • fornire istruzioni chiare al personale sul trattamento dei documenti,  

  • formare gli operatori sui principi GDPR,   

  • utilizzare sistemi informatici sicuri e tracciabili,   

  • regolare il trattamento dei dati anche nei rapporti con fornitori e software gestionali. 

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