Fotocopiare il Documento d’Identità: un rischio legale da non sottovalutare

Con l’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR – Regolamento UE 2016/679) e l’aggiornamento del Codice Privacy italiano (D.lgs. 196/2003, aggiornato al D.lgs.101/2018), fotocopiare i documenti d’identità dei clienti è diventata un’operazione a rischio sanzioni amministrative e penali.

Limiti e obblighi nella Raccolta delle Informazioni

Il GDPR impone il principio di minimizzazione dei dati, secondo cui si possono raccogliere solo le informazioni strettamente necessarie allo scopo dichiarato. Conservare copie dei documenti "per comodità" non è consentito.

Sanzioni amministrative

Le aziende che non rispettano il GDPR rischiano multe che vanno da qualche migliaio di euro fino a qualche milione di euro, o fino al 4% del fatturato annuo mondiale, a seconda dell'importo più elevato (art. 83 GDPR).
Per alberghi, agenzie e strutture ricettive, le sanzioni possono oscillare da qualche migliaio a decine di migliaia di euro, in relazione alla gravità dell'infrazione e alla recidività.

Sanzioni penali

In caso di violazioni commesse intenzionalmente per ottenere profitto o danneggiare l’interessato, il Codice Privacy (art. 167) prevede la reclusione da 6 mesi a 3 anni.
Anche se rari, questi casi possono verificarsi in situazioni di particolare gravità come frodi, furti d’identità o uso illecito dei dati personali.

Come evitare sanzioni?

✔ Limitarsi a raccogliere solo i dati indispensabili.

✔ Usare strumenti digitali certificati che verificano i documenti senza conservarne copie                                 

✔ Informare sempre i clienti sul trattamento dei loro dati.